E-Posta Hesabı Prosedürü
Hasan Kalyoncu Üniversitesi kurumsal e-posta hizmeti Google Workspace (Gmail) altyapısı üzerinde sunulur. Kullanıcı kimlikleri Microsoft Entra üzerinde yönetilir; kurumsal hesabınız e-posta ile birlikte OBS, OYS, EBYS, kütüphane ve diğer kurumsal servislere tek oturum (Single Sign-On) erişimi sağlar.
1. Uygunluk ve Hesap Tahsisi
- Kimler alır: Yalnızca aktif öğrenciler ve personel (akademik/idari). Bunların dışındaki kişilere kurumsal e-posta hesabı verilmez.
- Öğrenciler: Kesin kayıt tamamlandıktan sonra 24 saat içinde otomatik açılır.
- Akademik ve idari personel: İnsan Kaynakları göreve başlama bildiriminin ardından 1-2 iş günü içinde açılır.
Başvuru gerekmez; hesaplar otomatik olarak oluşturulur.
2. E-Posta Adresi ve Adlandırma
- Öğrenci:
@std.hku.edu.tr - Personel:
@hku.edu.tr
Adresler aşağıdaki standartlara göre oluşturulur; standart dışı adres talepleri kabul edilmez.
| Kullanıcı Tipi | Format | Örnek |
|---|---|---|
| Öğrenci | ogrencinumarasi@std.hku.edu.tr |
202312345@std.hku.edu.tr |
| Personel (tek ad + tek soyad) | ad.soyad@hku.edu.tr |
mehmet.yilmaz@hku.edu.tr |
| Personel (iki ad) | birinciadinbasharfi+ikinciad.soyad@hku.edu.tr |
mali.yilmaz@hku.edu.tr |
| Personel (iki soyad) | ad.ikincisoyadinbasharfi+ikincisoyad@hku.edu.tr |
ayse.agundogdu@hku.edu.tr |
| Grup / birim | konu@hku.edu.tr |
iletisim@hku.edu.tr |
202312345@std.hku.edu.tr). Bu tarihten önce kayıt olanlar, personel ile aynı ad.soyad biçimini kullanır. Birden fazla bölüm/programa kayıtlı öğrencilere her kayıt için ayrı hesap tanımlanır.3. Şifre Yönetimi
Şifre sıfırlama veya değiştirme için portal.hku.edu.tr/forgot-password adresine gidin; sistem sizi işlemi tamamlamak üzere otomatik olarak Microsoft Entra’ya yönlendirir. Şifre değişikliği tüm kurumsal servislere (e-posta, OBS, OYS, EBYS vb.) aynı anda yansır.
4. İki Faktörlü Kimlik Doğrulama (2FA)
Hesap güvenliği için kimlik doğrulama her iki sistemde de iki faktörlü (2FA) korumayla yapılır:
- Microsoft Entra tarafı: Microsoft Authenticator uygulaması ile onay.
- Google / Gmail tarafı: SMS ile doğrulama kodu.
İlk girişte iki faktörlü doğrulamayı tanımlamanız istenir. Telefon değişikliği gibi durumlarda doğrulama yöntemini güncellemek için Yardım Masasına başvurun.
5. Depolama ve Kota
Hesaplara Google Workspace politikası kapsamında depolama alanı (e-posta + Drive) tahsis edilir. Kota aşımında ileti gönderme/alma geçici olarak kısıtlanabilir; büyük ekleri ve eski iletileri düzenli olarak arşivlemeniz önerilir.
6. Yönlendirme, Otomatik Yanıt ve İmza
- Yönlendirme: Gelen iletileri başka bir adrese yönlendirebilirsiniz; ancak resmi yazışmaların kurumsal hesapta tutulması esastır.
- Otomatik yanıt: İzin/görevde olmadığınız dönemler için otomatik yanıt (tatil yanıtı) tanımlayabilirsiniz.
- İmza: Kurumsal e-posta imzanızda ad-soyad, unvan ve birim bilgisinin bulunması önerilir.
7. Kabul Edilebilir Kullanım
- Hesap ticari, siyasi, dini veya kişisel kazanç amaçlı kullanılamaz.
- İstenmeyen toplu ileti (SPAM) gönderilemez.
- Hesap yalnızca sahibi tarafından kullanılır; oturum bilgileri paylaşılamaz.
- Telif, gizlilik ve kişisel verilerin korunması (KVKK) kurallarına uyulur.
Ayrıntılar için BİM.PR.18 — E-Posta Güvenliği ve Mahremiyet prosedürüne bakınız.
8. Güvenlik
Kimlik avı (phishing) iletilerine karşı dikkatli olun; bağlantı veya ek açmadan önce göndericiyi doğrulayın. Şüpheli bir durumu desk.hku.edu.tr üzerinden bildirin. Ayrıntı için Siber Güvenlik — Phishing ve Kimlik Avı kılavuzuna bakabilirsiniz.
9. Hesap Yaşam Döngüsü ve Kapanma
Üniversiteyle ilişiği sona eren kullanıcıların kurumsal hesapları aşağıdaki sürelerde kapatılır ve silinir:
| Durum | Hesabın Kapatılma Süresi |
|---|---|
| Mezun olan öğrenci | Mezuniyetten 180 gün sonra |
| Mezun olmadan ayrılan öğrenci (ilişik kesme / kayıt silme) | 30 gün içinde |
| İdari personel (görevden ayrılış) | Ayrılıştan 90 gün sonra |
| Akademik personel (görevden ayrılış) | Ayrılıştan 180 gün sonra |
Destek
E-posta hesabınızla ilgili sorun ve talepleriniz için desk.hku.edu.tr üzerinden Yardım Masasına başvurabilirsiniz.