Ortak (Grup) E-Posta Politikası

Hasan Kalyoncu Üniversitesi bünyesindeki bölüm, birim, komisyon, proje ve etkinlik grupları için ortak e-posta adresi tanımlanabilir. Bu adresler, kişiye bağımlı olmaksızın kurumsal iletişimin sürekliliğini sağlar.

1. Ortak E-Posta Gerekli Olan Durumlar

Kalıcı idari birimler (bap@, muhasebe@, kutuphane@, sks@ vb.).
Komisyonlar (etikkurul@, burskomisyonu@, akreditasyon@ vb.).
Projeler ve araştırma grupları (tubitak2209@, erasmus@ vb.).
Etkinlikler ve konferanslar (sempozyum2026@ vb.).
Birden fazla kişinin aynı gelen kutusunu yönetmesi gereken iletişim noktaları.

Bilgi: Kurumsal iletişim adresleri her zaman grup e-posta hesabı olarak yapılandırılır. Bir bireyin kişisel adresi resmi iletişim noktası olarak yayınlanamaz.

2. Adlandırma Kuralı

Format: konu@hku.edu.tr
Örnekler: iletisim@hku.edu.tr, bap@hku.edu.tr, erasmus@hku.edu.tr, muhasebe@hku.edu.tr
Ad yalnızca küçük harf ve rakamlardan oluşur; boşluk, Türkçe karakter ve nokta içermez.
Kısaltmalar yaygın ve anlaşılır olmalıdır.

3. Talep Süreci

Birim yöneticisi veya komisyon başkanı, desk.hku.edu.tr üzerinden “Grup E-Posta Talebi” kategorisinde talep açar.
Talep formunda: talep edilen adres, amaç ve kullanım süresi, sorumlu yönetici, üye listesi, dış iletişime açık olup olmayacağı.
Kalıcı idari adresler için birim amirinin yazılı onayı gereklidir.
BT, adı Google Workspace üzerinde oluşturur ve sorumlu yöneticiye erişim verir.

4. Yönetici Sorumlulukları

Üye listesini güncel tutmak; ayrılan kişileri zamanında çıkarmak.
Gelen kutusunun düzenli kontrol edilmesini ve cevaplanmasını sağlamak.
Hesaba şifre değil; üyelerin kendi kurumsal hesaplarıyla delege erişim sağlanmasını tercih etmek.
Hesabın kişisel amaçlı kullanılmasını engellemek.

5. Güvenlik Gereklilikleri

Grup e-posta şifresi (gerekliyse) en az 12 karakter, karmaşık ve 90 günde bir yenilenecektir.
Grup e-postası üzerinden gönderilen her mesaj kurumu temsil eder.
Dışarıdan gelen şüpheli e-postalar kvkk@hku.edu.tr adresine iletilmelidir.