Hesap Kapanması ve Veri Koruma
Hasan Kalyoncu Üniversitesi ile öğrencilik veya görev ilişkiniz sona erdiğinde, kurumsal kaynaklara erişim hakkınız da aşamalı olarak kaldırılır.
1. Öğrenci Hesapları – Mezuniyet ve Ayrılma
| Durum | Süreç |
|---|---|
| Mezuniyet | Hesap mezuniyetten sonra 180 gün açık kalır, ardından kapatılır. |
| Kalıcı silme | Hesap kapatıldıktan 20 gün sonra posta kutusu ve Drive verileri kalıcı olarak silinir. |
| Kayıt silme / ilişik kesme | Hesap 30 gün içinde kapatılır. |
2. Personel Hesapları – Ayrılma
- Kurumsal e-posta hesabı ayrılıştan sonra idari personelde 3 ay, akademik personelde 6 ay açık kalır; süre sonunda kapatılır.
- Hesap kapatıldıktan 20 gün sonra posta kutusu ve Drive verileri kalıcı olarak silinir.
- Bu süre içinde verilerinizi Google Takeout ile dışa aktarmanız gerekir.
Önemli: Kurumsal hesapta bulunan belgeler, e-postalar ve Drive dosyaları HKÜ’ye aittir. Ayrılma öncesi kişisel verilerinizi ayırt etmeniz ve izin verilen kapsamda dışa aktarmanız tavsiye edilir.
3. Ayrılmadan Önce Kontrol Listesi
- Kişisel dosyalarınızı Google Drive dışında bir konuma aktarın.
- Kurumsal belgelerin devri için birim içinde yetki paylaşın.
- Gelen kutunuzu temizleyin; kurumsal yazışmaları ilgili arşive taşıyın.
- Grup e-posta / takım yöneticiliği olan üyeliklerden ayrılın veya devredin.
- Google Takeout ile kişisel olan verilerinizi dışa aktarın.
4. Google Takeout ile Veri Dışa Aktarma
- takeout.google.com adresine kurumsal hesabınızla giriş yapın.
- Dışa aktarmak istediğiniz servisleri seçin (Gmail, Drive, Takvim, Contacts).
- Dosya biçimi ve parça boyutunu belirleyin.
- “Dışa Aktarma Oluştur” düğmesine tıklayın.
- İndirme bağlantıları 7 gün içinde süresi dolar; zamanında indirin.
5. KVKK Kapsamında Haklarınız
- Verilerinize erişme ve kopya talep etme.
- Kişisel verilerinizin silinmesini talep etme (yasal saklama süreleri dışında).
- Yanlış verilerin düzeltilmesini talep etme.
- Başvurularınızı kvkk@hku.edu.tr adresine iletebilirsiniz.